Optimizar nuestro tiempo y ser productivo en nuestros días con el apoyo de todas las herramientas disponibles y facilidades tecnológicas, parecería ser algo simple. Sin embargo, la rutina diaria puede hacer que se pierda el enfoque con mucha facilidad limitando nuestra capacidad para cumplir nuestras tareas y objetivos diarios a tiempo y en orden.
Es por esto que sugerimos algunas simples técnicas para incrementar la productividad.
Tener un plan de acción
A muchos les resulta sencillo llegar el lunes a la oficina y empezar a trabajar sin un orden establecido. Solo empiezan por cualquiera de sus tareas sin definir prioridades, avanzando una a una hasta finalizar el día. Para otros, esto no es funcional y hasta puede resultar confuso.
En un escenario como este, un plan de acción o un cronograma de trabajo es lo ideal. No se trata de hacer un checklist o enlistar todas las responsabilidades diarias en una hoja de papel y forzarse a terminarlas para el fin de la jornada. Lo importante del plan de acción es analizar el trabajo que se debe realizar y ordenarlo en función de importancia.
Para esto hay varias técnicas, una de ella es la Matriz Eisenhower que permite establecer un esquema para priorizar el trabajo a desarrollar
La matriz intenta organizar la jornada de trabajo en 4 grupos, tomando en cuenta 2 criterios: la importancia y la urgencia. De esta manera, se tiene una matriz dividida en 4:
| Urgente | No Urgente | |
| Importante |
Hacer lo antes posible |
Evaluar y definir si hacerlas lo antes posible o si solicitar apoyo |
| No Importante | Delegar | Descartar |
Al asignar un grado de prioridad a las tareas, se establece un cronograma de trabajo diario o semanal. Las tareas más importantes y urgentes son las que primero se muestran luego las no urgentes pero sí importantes que pueden ejecutarse en un margen de tiempo mayor. El resto de tareas deberían ser delegadas o en caso de no ser importantes o urgentes, eliminarlas de la lista de actividades.
Eliminar las distracciones y tener un espacio de trabajo cómodo
Esta es una parte muy importante para mejorar la productividad e incrementar la capacidad de cumplir las tareas más rápido y mejor. Las distracciones no se pueden eliminar del todo, puesto que siempre habrán ruidos externos, conversaciones con compañeros de trabajo, preguntas del jefe o llamadas y mensajes por el teléfono. Sin embargo, cada quien tiene en su poder el reducir al mínimo las posibilidades de que esto ocurra con tanta frecuencia.
Lo primero es identificar en la rutina, qué eventos o acciones gatillan momentos que producen improductividad. Hacer esto ayuda a tener conciencia de que no se está haciendo el trabajo como se debería. Para cortar las interrupciones es recomendable hacer de estas un hábito controlable. Así, agendar en el día los momentos que se necesiten para distraerse, ejercitarse, tomar un refrigerio o conversar con compañeros. Para cuando se hayan cumplido todas las distracciones controladas del día, lo que queda en adelante es solo tiempo de productividad.
Tener buenos hábitos
Estos son los más complicados de desarrollar, pero los que mejores beneficios traen a largo plazo. La productividad está directamente relacionada con el estado de ánimo y fatiga de una persona. Si se está demasiado estresado o preocupado por cosas externas al trabajo, es muy complicado que pueda existir 100% de productividad.
Para controlar significativamente el estrés y darle una mejor perspectiva a los problemas, es importante desarrollar ciertos hábitos como el ejercicio: muchas personas disfrutan de correr o hacer bicicleta a primeras horas de la mañana, otras dedican un par de horas a la semana al gimnasio y a la meditación. Lo importante es encontrar una actividad que permita la distracción y elimine el estrés y la ansiedad.
También es importante dormir al menos 7 horas. Menos de esta cantidad harán que su día sea más difícil y largo.
En definitiva, con seguir algunos de estos sencillos pasos es posible ser más productivo y hacer del trabajo algo más disfrutable y llevadero.
