Para muchos tipos de negocio, el crédito es clave para crecer y abarcar más clientes considerando que les permite flexibilizar sus condiciones y negociar. Sin embargo, las ventas a crédito representan una gran responsabilidad y riesgo de convertirse en un problema de liquidez si no se manejan de la manera correcta.
Para evitarlo, a continuación le sugerimos tomar en cuenta las siguientes mejores prácticas para asegurar que sus operaciones a crédito sean lo menos riesgosas para su supervivencia:
- Nombre a una persona o departamento encargado de controlar las ventas a crédito: Dependiendo del tamaño de su empresa usted podrá necesitar más o menos carga administrativa para mantener las cuentas por cobrar en orden. En muchas empresas incluso se contrata un abogado de planta para manejar la documentación y controversias que surjan por las ventas a crédito. En empresas más pequeñas, es bueno contar con una persona encargada de administrar y manejar todo el proceso de crédito para asegurar que se realice de manera adecuada.
- Elabore políticas y procedimientos adecuados para otorgar crédito. Entre los principales, le sugerimos tomar en cuenta los siguientes:
- Establezca una política de descuento por pronto pago.
- Determine con claridad los plazos de crédito de manera estandarizada para todos los clientes.
- Califique a sus clientes antes de concederles un crédito. Para calificarlos es importante contar con un mecanismo formal de solicitud de crédito que evidencie la capacidad moral y económica de pago de la empresa. A continuación, haga que un comité evalúe la solicitud. Consulte las referencias comerciales de sus clientes y establezca un monto máximo de crédito. Posteriormente, si decide otorgar el crédito, archive los documentos habilitantes de su cliente. También es apropiado contar con firmas autorizadas del lado del cliente y de su empresa para dar luz verde a un crédito. Esto es especialmente importante cuando los montos son altos.
- Utilice un sistema contable o ERP (sistema de planificación de recursos empresariales) que le permita registrar las facturas a crédito, los pagos recibidos y que emita reportes actualizados para saber el estatus de cobro en cualquier momento.
- Especifique en su factura cuando realice una venta a crédito. Con los sistemas de facturación electrónica esto suele ser más sencillo que con las facturas físicas, pero en todo caso, sea claro en el uso de documentos para evidenciar que un servicio o producto ya han sido entregados pese a no ser cobrados.
- Cuando ya se ha efectuado una venta a crédito, la factura debe pasar al encargado de crédito y cobranzas, y no salir de ahí hasta no haberse pagado por completo. Los abonos al total de la factura deben registrarse con un recibo que indique el valor y el saldo pendiente. El encargado de crédito debe conciliar un estado de cuenta periódicamente con los clientes sujetos de crédito para manejar el tema con transparencia.
Estas son las principales prácticas que debe implementar toda empresa que vende a crédito. Sin embargo, pueden variar dependiendo del tipo de industria y sus particularidades.
