Establecer procesos eficaces en la dinámica empresarial, sea cual sea su giro de negocio, es fundamental. Si no quiere trabajar el doble para sacar adelante un proyecto, y le interesa evitar el malestar en sus clientes, ya sea por un producto o servicio de mala calidad, le recomendamos seguir estas 5 directrices para mejorar sus procesos.
1. Mapear e identificar procesos
Identificar un proceso defectuoso no es fácil. Requiere de liderazgo y análisis agudo. Sobre todo, porque el hecho de repensarlo va a obligar a reajustar la rutina de todos los miembros del equipo si es necesario. Lo primero que se debe hacer es documentar el proceso a profundidad. No hay que darle muchas vueltas: una tabla en Excel junto con la descripción de cada etapa.
Es importante detectar qué función cumple cada paso, así se podrá buscar formas de optimizar tareas.
2. Análisis y brainstorming
Una vez determinadas las áreas a optimizar, es hora de buscar soluciones. El brainstorming es una excelente práctica, pero debe abordarse con cuidado. Sí, todos son parte del proceso y del problema que se busca solucionar, pero debe haber liderazgo de alguien que tenga una visión panorámica de todo lo que implica ese proceso.
Busque cuellos de botella, casos que demuestran la ineficiencia del proceso, ejemplos de cómo esto le está costando dinero a la empresa. etc. Abordar el problema de todos los ángulos posibles hará que surjan soluciones más creativas y con mayor impacto.
3. Rediseño del proceso
Una vez se haya llegado a esas soluciones creativas, es momento de empezar en la mesa de diseño. Lo decimos literalmente: muchas veces es mejor apreciar un proceso de forma gráfica para identificar con anticipación puntos delicados en los nuevos procesos.
Para rediseñar el proceso es recomendable plantear objetivos como:
- Reducir el tiempo
- Tener menos pasos
- Eliminar cuellos de botella
De ese modo, será más fácil medir el éxito o fracaso del rediseño
4. Los nuevos recursos
Los procesos eficientes y duraderos en el tiempo son la clave del funcionamiento organizado y el éxito a largo plazo en cualquier empresa. Por ejemplo, su equipo de cobranzas puede estar atravesando problemas al momento de cobrar las facturas impagas, lo que representa un inconveniente para toda la compañía. Al repensar esta dinámica, usted se encontrará con herramientas financieras como el Seguro de Crédito, que le ayudará a mantener la salud de su cartera a crédito. Para aumentar su competitividad en el mercado, vender a crédito es una buena alternativa; pero para que su departamento de crédito y cobranzas sea sólido, considerar el Seguro de Crédito es una buena práctica para su empresa.
5. Implementar y comunicar
Cuando todo esté listo, es momento de implementar su nuevo proceso y comunicárselo a todo el equipo. Esta es la etapa en la que saltarán preguntas y dudas sobre la nueva dinámica, e incluso podrá retroalimentarse para seguir mejorando el proceso sobre la marcha.
