La incertidumbre de nuestro entorno se ha incrementado sustancialmente en los últimos años. Todos hemos vivido en carne propia una situación global de ralentización y aislamiento, ahora hay guerras relevantes y la inflación está al alza en gran parte del mundo. Esto me motiva a escribir sobre la gestión de riesgos para tu proyecto.
Los empresarios individuales o el personal de ventas en empresas prestadoras de bienes y servicios, se ven en la tarea de tener que de negociar los términos de los compromisos de su empresa y los de la contraparte. El lograr una oportunidad de negocio es una cuestión positiva que dispone a las partes a avanzar en entendimientos sobre obligaciones, prestaciones, contraprestaciones, plazos, etc.
Este artículo se escribe desde la experiencia recolectada al ejercer el papel de garante del cumplimiento de contratos. En ocasiones vemos que los entendimientos, origen de las obligaciones contractuales en ocasiones adolecen de un correcto ejercicio de administración de riesgos. Es por eso que aquí van algunos consejos para tener en cuenta durante la negociación de términos para contratos de obra, bienes o suministros. Antes de continuar es necesario hacer una salvedad, en este artículo no se sugiere la redacción de contenidos contractuales específicos, aquí el propósito es conducir al lector por una propuesta de cómo enfocar la negociación de riesgos en la contratación.
Existen muchos trabajos sobre la gestión de riesgos, esto es parte de los planes de formación en muchos niveles. Si el lector está interesado en conocer más sobre este asunto estamos seguros de que podrá encontrar muchas referencias al respecto. Aquí resumimos de forma muy sencilla en qué consiste la gestión de riesgos, iniciemos por identificar los pasos para luego entrar en detalle:
- Identificación de factores de riesgo
- Ponderación de la probabilidad de ocurrencia e impacto de cada factor de riesgo
- Diseño de formas de administrar cada riesgo
Paso número 1 – imaginación
El propósito de este paso es hacer una lluvia de ideas para encontrar qué cosas podrían salir mal dentro del negocio que tenemos como oportunidad. Esto no es para ser pesimistas, sino previsores; ya que el propósito es que la gran mayoría de los factores que pudieran afectar al negocio / proyecto queden mapeados para luego diseñar estrategias de cómo administrar esos riesgos. Entre las cosas que podrían salir mal están, por ejemplo, que aumenten los precios de los insumos que necesitamos, que nuestro proveedor de materiales clave se vea imposibilitado a atender nuestro pedido, que nuestro cliente contaba con un préstamo bancario para pagarnos y que el mismo no ha sido concedido.
Una vez tenemos el listado, lo primero será hacer una clasificación, cuáles de estos riesgos están bajo nuestro control y cuáles están por fuera. Para aquellos que podemos controlar, por ejemplo, contar con estudios de nuestra propia área técnica listos, el tener a tiempo los insumos necesarios que son de fabricación propia, entre muchos otros. Debemos asignar responsables internos de dichas tareas y determinar las fechas en que deben estar listos. Otros riesgos pueden administrarse contractualmente, retomando el ejemplo anterior de que nuestro cliente pensaba pagarnos con un préstamo que no le fue concedido, debería determinarse en el contrato con ese cliente qué consecuencias tendría que aquello ocurra y en todo caso, deberíamos quedar liberados de cumplir cuando no se nos paga.
Una vez realizado lo anterior, nos quedaremos con cuestiones que se escapan de nuestro control. La lista puede ser muy variada, puede que haya problemas de orden público en el área de trabajos que nos impidan acceder a la zona, que haya una pandemia que retrase la llegada de insumos desde el exterior, que un ejecutivo clave para el proyecto se enferme, entre muchas otras cuestiones. En los últimos años hemos vivido situaciones que nos demuestran que ser creativo en este tipo de ejercicios aporta muchas ventajas, ya que a veces lo que pensamos que suele considerarse lo más improbable, efectivamente ocurre.
Paso número 2 – Cuantificación
Cuantificar significa asignar un valor numérico a algo, eso es precisamente lo que necesitamos hacer. Para aquellas variables que están fuera de nuestro control, necesitamos asignar algunos valores con el fin de determinar los riesgos que necesitan atención prioritaria:
- Se debe asignar un valor numérico que refleje la probabilidad de ocurrencia de cada uno de los eventos identificados que puedan ocurrir. Antes de asignar el valor numérico hay que definir una escala de probabilidad, ejemplo del 1 a 10.
- A continuación, también para cada uno de los eventos identificados, vamos a asignar un valor que refleje el impacto que tendría la ocurrencia de ese evento sobre el proyecto / negocio. También aquí es necesaria una escala, de forma que un valor alto se asigne a aquellos eventos que dificultarían el cumplimiento de los planes.
- Por último, la utilidad de los dos valores anteriores es que para cada evento identificado tengamos un único valor que nos permita visualizar cuáles son los eventos más críticos. Para esto, la probabilidad de que el evento pueda manifestarse (valor 1) se multiplica por el impacto que la ocurrencia tendría en el desarrollo del proyecto (valor 2).
Una vez terminemos esta cuantificación veremos cómo aquellos factores de riesgo con mayor probabilidad de ocurrencia y mayor impacto en nuestro proyecto serán los de mayor puntuación.
Paso número 3 – Diseño de planes
Sobre todo para aquellos elementos de riesgo con mayores puntuaciones debemos tener planes. Dependiendo del riesgo del que se trate, las estrategias pueden ser muy diferentes, por ejemplo:
- Trasladar el riesgo a un tercero: esto consiste en que un tercero asuma ese riesgo. Esta es la especialidad de la industria de seguros; si el riesgo es asegurable un plan de acción adecuado sería contratar un seguro que nos permita tener una indemnización. Si el riesgo es la falta de incumplimiento de la parte con la que estamos contratando, existen pólizas específicas tales como cumplimiento de contrato o buen uso de anticipo
- Trasladar el riesgo a nuestra contraparte: es posible que algunos factores de riesgo no puedan ser controlados por nuestra empresa, pero que sí pueden estar bajo el control de la empresa con la que estamos contratando, o sea, de nuestra contrapartida. En este caso conviene llevar a la negociación y en lo posible al contrato que va a recoger los compromisos de las partes la asunción de nuestra contraparte de esos riesgos que ellos si pueden gestionar.
- Prepararnos contractualmente contra imprevistos: a pesar de que tengamos planes de acción para administrar riesgos a cargo de nuestra empresa, seguros y traslado de riesgos a nuestra contraparte, siempre van a existir cuestiones no controlables que se pueden manifestar. Es aquí donde la preparación de un buen contrato juega un papel fundamental.
- Asumir: habrá riesgos que tienen una probabilidad y/o un impacto para el proyecto que resulten muy bajos como para diseñar planes de administración para los mismos, los cuales podrían simplemente asumirse sin plan, por ejemplo, cuando falla un proveedor, pero existen muchos otros proveedores locales del mismo insumo.
Algunos consejos: ¿cómo prepararnos contractualmente contra imprevistos?
Ser previsores dentro de la redacción del contrato en el que tanto nuestra empresa como la contraparte se comprometen a cumplir obligaciones nos permite, en muchos casos, minimizar el impacto de la ocurrencia de esos riesgos. Aquí van algunas cláusulas que sin duda ayudan a que la ocurrencia de factores de riesgo no se torne en nuestra contra:
Cláusula de ajuste de precios
Cuando estamos comprometiéndonos a suministrar insumos o a hacer obras siempre tenemos en mente cuánto nos van a costar los materiales, equipos, insumos que tenemos que comprar de otras personas para poder cumplir. Cuando esos insumos se encarecen puede resultar en que el margen que teníamos previsto se erosiona, incluso puede pasar que para poder cumplir tengamos que incurrir en pérdidas. Este tipo de riesgo puede mitigarse incluyendo una cláusula de ajuste de precios, en la que precisamente se determina que ante cambios imprevistos en el precio de insumos clave, el valor del contrato podría ajustarse y por tanto aumenta el valor de lo que tiene que pagar la contraparte.
Si bien esta cláusula favorece al contratista, es necesario tener en mente que las partes deben estar en equilibrio para hacer posibles los negocios, ya que quien ha contratado no puede absorber una subida de precios sin que exista un límite a lo que tiene que pagar por lo contratado.
Se sugiere entonces, como una alternativa, referenciar el valor del contrato al precio de un insumo clave para el cumplimiento de este, ejemplo: acero, gas, concreto, etc. También, debería anticiparse cuál es el límite de precios soportable para el proyecto, de forma que, si los insumos aumentan de precio significativamente, las partes puedan desistir de continuar de forma amigable.
Cláusula de caso fortuito y fuerza mayor
Existen eventos de la naturaleza que tornan imposible el cumplimiento de obligaciones. El acaecimiento de inundaciones, derrumbes, deslizamientos y otros tantos relacionados con el clima escapan al control de contratante y contratista. Aquí es necesario que existan dos elementos fundamentales, por una parte, la definición de qué va a hacer cada una de las partes cuando ocurran estos eventos, me refiero por ejemplo a la debida notificación a la otra parte para que, teniendo conocimiento de la situación pueda también actuar en consonancia. Otro elemento importante es definir claramente qué efectos tiene el acaecimiento de los eventos de caso fortuito o fuerza mayor, puede ser, por ejemplo, la suspensión de actividades, la prórroga de cronogramas de cumplimiento hasta que se supere la situación, la renegociación de plazos, entre otros.
En conclusión
Aquí hemos resumido un ejercicio de previsión para gestionar de mejor manera los riesgos a los que se enfrenta nuestro negocio / proyecto antes de embarcarnos en el mismo. Los invitamos a preguntarse, de forma imaginativa, qué de todo aquello que estamos negociando depende de otros, qué depende de nosotros mismos, con qué recursos contamos y tenemos de forma segura para cumplir, cuáles debemos desarrollar. Una vez contemos con ese insumo, por cada recurso que se requiere, imaginar qué cuestiones imprevistas pudieran entorpecer el cumplimiento, cuantificar las mismas y desarrollar planes para cada una, o por lo menos las más relevantes. Una de las formas de mitigar riesgos es definir contractualmente, qué ocurriría en caso de acaecimiento de ciertos eventos, por lo que resaltamos la importancia de cláusulas como la de reajuste de precios, caso fortuito y fuerza mayor, así como elementos a considerar mientras las elaboramos.
